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Área Depósitos Judiciales

Fortalecimiento del Control Interno

Con el ánimo de fortalecer el Control Interno y dar cumplimiento a las directrices y lineamientos emitidas por el Consejo Superior, Dirección Ejecutiva, y este Departamento, solicitamos :

• Adjuntar a la Orden de Giro (dólares o colones) copia de la Resolución aprobada, autorizada, firmada y sellada por el Juez o Jueza, que está a cargo de despacho, incluso aún para cuando sea necesario una corrección o aclaración. Además tiene que concordar los datos anotados de la Resolución Judicial con los de la Orden de Giro (Fecha, expediente, partes, beneficiario, autorizado, montos, número fecha y serie del depósito a cancelar. En caso de personas jurídicas debe anotarse los diez dígitos de la cédula.
• Cuando se remite Orden de Giro para el pago de dólares, colones o intereses es necesario adjuntar las cuentas clientes, según Circulares No. 24-2007 y No. 67-2006 respectivamente.
• Para el Cálculo de Intereses, lo ideal es que el principal sea cancelado y posteriormente solicitar el pago de los intereses. para tales efectos es importante tomar en cuenta las Circulares No. 12-2002 y No. 106-2010, además que la Orden de Giro indique "Calculo y Pago de Intereses", cualquier corrección la debe de realizar el Juez o Jueza a cargo, tener presente cuando son boletas judiciales o del sistema automatizado del SDJ.
• Con relación a la devolución de los dineros depositados en la Cuenta denominada "Procesos Abandonados", es requisito adjuntar la gestión o solicitud de la parte interesada. También indicar en la Resolución, la Orden de Giro, Cheque o Planilla en la que se encuentra el depósito a devolver, según Circular 163-2005.
• Asimismo se recuerda a los despachos que no operan con el Sistema Automatizados de Depósitos y Pagos Judiciales (SDJ), cumplir con el control y la depuración de los dineros de terceros correspondientes a procesos con al menos tres meses de inactividad procesal a la cuenta de "Procesos Abandonados", en coordinación con el Departamento de Financiero Contable, considerar  Circular 75-2007.
• En cuanto a Títulos Valores es necesario valorar lo recomendado en la Circular No. 46-2009 y en cuanto a Cheques de Gerencia observar la Circular  49-2010.
• Tomar en cuenta los aspectos de control interno relacionados con la cancelación de las boletas judiciales y emisión de los cheques tal como lo indica el articulado del Reglamento de Cuentas Corrientes Judiciales.
• Cuando se remiten cheques a Financiero Contable para el refrendo, es necesario que se realice con la numeración consecutiva de los mismos, inclusive con los cheques que se anularon. En el caso de que se anule un cheque luego de haberse remitido a este Departamento, es importante que se haga del conocimiento, lo anterior con la finalidad de reactivar la boleta para que se pueda girar nuevamente.
• Remitir a este Macro Proceso los registro de firmas actualizados que se requieren para validar los Traslados de Fondos, pagos de intereses y pagos mediante ordenes de giro $ y ¢  .
• En relación al Sistema Automatizado de Depósitos Judiciales, es importante recordar que se debe de revisar diariamente los errores que se generan, los errores de planilla, el control y actualización de las claves, casos donde se va a registrar un nuevo tipo de expediente y expedientes que se deben de pasar a desactivar por inactividad procesal.  Ver Circulares No. 15-2007, 11-2009, 14-2009, 26-2009, 60-2009  y 18-2010 .
• Para los Traspasos de Fondos utilizar las plantillas que existen (intranet / sdj / plantillas y machotes), se debe tomar en cuenta los puntos que se indican al final de cada plantilla, es importante que se lleve un consecutivo numérico en vez de utilizar el número de expediente, por control interno y para una mejor verificación con el Banco de Costa Rica, en caso de existir alguna consulta.
• Toda vez, que la cuenta judicial se automatice (SDJ) es fundamental observar el procedimiento de cierre técnico.  Observar Circular 09-2009, y el Procedimiento.
• En caso de que se lleve un caso que los dineros sean en moneda extranjera Euros, es importante ver la Circular No. 18-2009, la cual indica el número de cuenta a utilizar.

Área Depósitos Judiciales

Fortalecimiento del Control Interno

Con el ánimo de fortalecer el Control Interno y dar cumplimiento a las directrices y lineamientos emitidas por el Consejo Superior, Dirección Ejecutiva, y este Departamento, solicitamos :

Adjuntar a la Orden de Giro (dólares o colones) copia de la Resolución aprobada, autorizada, firmada y sellada por el Juez o Jueza, que está a cargo de despacho, incluso aún para cuando sea necesario una corrección o aclaración. Además tiene que concordar los datos anotados de la Resolución Judicial con los de la Orden de Giro (Fecha, expediente, partes, beneficiario, autorizado, montos, número fecha y serie del depósito a cancelar. En caso de personas jurídicas debe anotarse los diez dígitos de la cédula.

Cuando se remite Orden de Giro para el pago de dólares, colones o intereses es necesario adjuntar las cuentas clientes, según Circulares No. 24-2007 y No. 67-2006 respectivamente.

Para el Cálculo de Intereses, lo ideal es que el principal sea cancelado y posteriormente solicitar el pago de los intereses. para tales efectos es importante tomar en cuenta las Circulares No. 12-2002 y No. 106-2010, además que la Orden de Giro indique "Calculo y Pago de Intereses", cualquier corrección la debe de realizar el Juez o Jueza a cargo, tener presente cuando son boletas judiciales o del sistema automatizado del SDJ.

Con relación a la devolución de los dineros depositados en la Cuenta denominada "Procesos Abandonados", es requisito adjuntar la gestión o solicitud de la parte interesada. También indicar en la Resolución, la Orden de Giro, Cheque o Planilla en la que se encuentra el depósito a devolver, según Circular 163-2005.

Asimismo se recuerda a los despachos que no operan con el Sistema Automatizados de Depósitos y Pagos Judiciales (SDJ), cumplir con el control y la depuración de los dineros de terceros correspondientes a procesos con al menos tres meses de inactividad procesal a la cuenta de "Procesos Abandonados", en coordinación con el Departamento de Financiero Contable, considerar  Circular 75-2007.

En cuanto a Títulos Valores es necesario valorar lo recomendado en la Circular No. 46-2009 y en cuanto a Cheques de Gerencia observar la Circular  49-2010.

Tomar en cuenta los aspectos de control interno relacionados con la cancelación de las boletas judiciales y emisión de los cheques tal como lo indica el articulado del Reglamento de Cuentas Corrientes Judiciales.

Cuando se remiten cheques a Financiero Contable para el refrendo, es necesario que se realice con la numeración consecutiva de los mismos, inclusive con los cheques que se anularon. En el caso de que se anule un cheque luego de haberse remitido a este Departamento, es importante que se haga del conocimiento, lo anterior con la finalidad de reactivar la boleta para que se pueda girar nuevamente.

Remitir a este Macro Proceso los registro de firmas actualizados que se requieren para validar los Traslados de Fondos, pagos de intereses y pagos mediante ordenes de giro $ y ¢  .

En relación al Sistema Automatizado de Depósitos Judiciales, es importante recordar que se debe de revisar diariamente los errores que se generan, los errores de planilla, el control y actualización de las claves, casos donde se va a registrar un nuevo tipo de expediente y expedientes que se deben de pasar a desactivar por inactividad procesal.  Ver Circulares No. 15-2007, 11-2009, 14-2009, 26-2009, 60-2009  y 18-2010 .

Para los Traspasos de Fondos utilizar las plantillas que existen (intranet / sdj / plantillas y machotes), se debe tomar en cuenta los puntos que se indican al final de cada plantilla, es importante que se lleve un consecutivo numérico en vez de utilizar el número de expediente, por control interno y para una mejor verificación con el Banco de Costa Rica, en caso de existir alguna consulta.

Toda vez, que la cuenta judicial se automatice (SDJ) es fundamental observar el procedimiento de cierre técnico.  Observar Circular 09-2009, y el Procedimiento.

En caso de que se lleve un caso que los dineros sean en moneda extranjera Euros, es importante ver la Circular No. 18-2009, la cual indica el número de cuenta a utilizar.